Majlis Perasmian Seminar ‘Transformasi Pengurusan Rekod – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Dalam Persekitaran Elektronik’

Bismillaahirrahmaanir rahiim

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

YBhg. Dato’ Seri Kamaruddin Siaraf
Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan,

YBrs. Puan Hjh Daresah Hj. Ismail
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia,

YBhg. Dato’ Sri, Dato’-Dato’, saudara-saudari yang dihormati sekalian.

Terlebih dahulu marilah kita memanjatkan setinggi-tinggi kesyukuran ke hadrat Allah SWT, kerana dengan rahmat dan limpah kurnia Nya, kita dapat bersama-sama di dalam Majlis Perasmian Seminar“Transformasi Pengurusan Rekod – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Persekitaran Elektronik” pada petang ini.

2. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada Arkib Negara Malaysia di atas kesudian menjemput saya untuk merasmikan seminar ini. Usaha Arkib Negara Malaysia untuk menganjurkan seminar ini adalah amat penting, bagi mengingatkan kita akan kepentingan pelaksanaan program pengurusan rekod yangsistematik, cekapdanberkesan dalam perkhidmatan awam. Di samping itu, ia memberi kesempatan kepada Arkib Negara Malaysia untuk memperkenalkan pendekatan, perkhidmatan serta produk baru berkaitan pengurusan rekod dalam perkhidmatan awam.

Hadirin yang dihormati sekalian,

3. Pelaksanaan inisiatif Kerajaan Elektronik telah menyumbang kepada penggunaan ICT yang lebih meluas dalam sektor awamdari aspek pelaksanaan tugas harian serta penyampaian perkhidmatan yang lebih efisien dan efektif. ICT digunakan bagi mewujudkan rekod sebagai bukti transaksi dan dalam mendokumenkan keputusan. Ini telah mengakibatkan ledakan rekod elektronik dalam sektor awam yang mana memerlukan pengurusan yang sistematik supaya rekod-rekod elektronik tersebut mempunyai ciri-ciri kesahihan (authenticity), keandalan(reliabilty), keutuhan(integrity)dankebolehgunaan(useablity) bagi mewujudkan bahan bukti yang sahih serta dipeliharasebagai memori institusidanuntuk rujukan masa akan datang. Rekod yang mempunyai ciri-ciri tersebut barulah layak menjadi bahan bukti yang boleh diterima di mahkamah.

4. Dalam menangani rekod-rekod yang dijana secara elektronik ini, Arkib Negara Malaysia melalui Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] telah diberi mandat untuk menyelaras pengurusan rekod, termasuk rekod elektronik dalam sektor awam serta bertanggungjawab mengeluarkan piawaian, peraturan dan panduan tentang pengurusan rekod di sepanjang kitaran hayatnya. Justeru, seminar ini diadakan bagi meningkatkan pengetahuan serta kefahaman penjawat awammengenai kepentingan pelaksanaan pengurusan rekod yang sistematiksepertimana yang digariskan di dalam piawaian MS2223 Information and Documentation – Records ManagementPart 1& Part 2.

5. Selaras dengan itu, semua ketua agensi sektor awam bertanggungjawab membangunkan dan melaksanakan program pengurusan rekod yang meliputi penggubalan dasar, prosedur dan amalan pengurusan rekod. Satu Jawatankuasa Pengurusan Rekod di peringkat agensi perlu ditubuhkan bagi memantau dan melaksanakan pembangunan sistem pengurusan rekod yang komprehensif merangkumi proses, tenaga kerja dan alatan berkaitan.Pembangunan dan pelaksanaan kerangka pengurusan rekod di pejabat awam yang berlandaskan MS2223 ini, bertujuan meningkatkanakauntabiliti, integriti, urus tadbirdanketelusanperkhidmatan awam.
Hadirin yang dihormati sekalian.

6. Pelaksanaan inisiatif Kerajaan Tanpa Kertas atau Paperless Government melalui Projek Digital Document Management System (DDMS) di bawah Entry Point Project, Program Transformasi Ekonomi, dan program Penilaian Penarafan Bintang akan mengubah budaya kerja di pejabat awam pada masa kini dan masa akan datang. Penggunaan DDMS di kalangan penjawat awam akan memperlihatkan perubahan dalam tanggungjawab dan proses kerjapengurusan rekod. Dalam persekitaran pengurusan rekod berasaskan kertas, tanggungjawab fail-memfail dilaksanakan oleh kerani rekod. Walau bagaimanapun dalam persekitaran elektronik, tanggungjawab ini akan dilaksanakan oleh setiap penjawat awam. Perubahan dalam cara bekerja ini perlu mendapat sokongan yang padat dari pengurusan atasan. Kita memerlukan “Champions” di setiap agensi awam, khususnya di peringkat Pengurusan Tertinggi, supaya penerapan budaya kerja ini berjalan lancar dan secara berterusan sehingga menjadi sebahagian daripada budaya kerja Perkhidmatan Awam Malaysia.

7. Namun demikian, perkara ini tidak boleh dilaksanakan oleh pengurusan atasan sahaja. Setiap penjawat awamperlu melaksanakan peranan masing-masing dalam memastikan penerapan budaya kerja persekitaran elektronik ini berjaya dilaksanakan supaya Perkhidmatan Awam Malaysia terus kekal relevan merentasi masa. Selain itu, penggunaan DDMS juga akan mengurangkan keperluan ruang dan peralatan penyimpanan rekod, tenaga kerja dan menjimatkan penggunaan kertas.

8. Walau bagaimanapun sebelum DDMS dilaksanakan, agensi awam perlu menyediakanklasifikasi fail berdasarkan fungsidanJadual Pelupusan Rekod(JPR) sebagai pra-syarat bagi pelaksanaan inisiatif Kerajaan Tanpa Kertas.Dengan adanya klasifikasi fail berdasarkan fungsi dan JPR, serta penggunaan aplikasi pengurusan rekod elektronik, program pengurusan rekod diagensi awamakan dapat dimantapkan bagi meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan awam.

9. Dalam hubungan ini juga, Arkib Negara Malaysia telah membangunkan aplikasi e-pelupusan, iaitu satu kemudahan perkhidmatan pelupusan rekod di mana agensi awam boleh membuat permohonan dan menerima kelulusan permohonan secara atas talian. Ini merupakan satu inisiatif Arkib Negara Malaysia ke arah pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas dan pembaharuan dalam pengurusan rekod. Dengan adanya kemudahan perkhidmatan ini, agensi awam dapat menjimatkan penggunaan kertas kerana tidak lagi perlu mencetak senarai rekod yang hendak dilupuskan. Ini juga merupakan satu langkah ke arah merealisasikan hasrat kerajaan untuk melaksanakan ICT Hijau, di mana kerajaan menyasarkan untuk mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 70% menjelang tahun 2012 dan 90% menjelang tahun 2015.

Hadirin yang dihormati sekalian.

10. Berdasarkan kajian, didapati bahawa purata tahap kefahaman dan amalan pengurusan rekod agak rendah dikalangan jabatan kerajaan, di mana aspek-aspek pengurusan dan pemeliharaan rekod tidak dapat diuruskan dengan sempurna. Jabatan-jabatan kerajaan juga didapati kurang memberi perhatian terhadap penjagaan rekod yang tidak aktif yang mana didapati rekod-rekod tersebut diletakkan di ruang-ruang yang kurang sesuai. Antara faktor utama berlakunya senario ini ialah ketiadaan pegawai yang khusus dalam pengurusan rekod di kementerian dan agensi-agensi kerajaan menyebabkan rekod-rekod tidak dapat diuruskan dengan baik dan sistematik.

11. Justeru, Mesyuarat Jemaah Menteri yang telah diadakan pada 9 November 2005 telah bersetuju jawatan Pegawai Arkib diwujudkan di kementerian, jabatan dan agensi Kerajaan bagi menangani masalah pengurusan dan penyimpanan rekod yang tidak teratur dan tidak mematuhi peruntukan-peruntukan tertentu dalam Akta Arkib Negara 2003. Pegawai Arkibakan dapat membantu dalam pelaksanaan Penilaian Penarafan Bintang dan pelaksanaan DDMS kelak. Selaras dengan keputusantersebut, semua agensi awam yang memerlukan perkhidmatan Pegawai Arkib perlulah mengemukakan permohonan pewujudan jawatan kader di bawah Skim Perkhidmatan Pegawai Arkib berdasarkan gred jawatan yang diperlukan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

12. Selain dari usaha memartabatkan bidang pengurusan rekod di negara kita, Arkib Negara Malaysia juga sentiasa berusaha untuk meningkatkan martabat profesion mereka bagi menyediakan perkhidmatan yang terbaik kepada masyarakat dan negara. Pada kesempatan ini, saya ingin mengucapkan syabas kepada seluruh warga Arkib Negara Malaysia kerana berjaya menyediakan Pelan Strategik Transformasi Pegawai Arkib yang akan dilancarkan pada hari ini.Pelan Strategik ini merangkumi 3 teras utama iaitu: Pemantapan Profesionalisme Pegawai Arkib, Transformasi Budaya Kerja Berprestasi TinggidanTransformasi Berfikir dan Bekerja Secara Kreatif dan Inovatif. Selaras dengan itu, Pegawai Arkib hendaklah bersedia untuk melakukan transformasi dari semua aspek untuk kekal relevan di dalam arus kemajuan dan pembangunan negara.

Hadirin yang dihormati sekalian.

13. Sesungguhnya, kitamenginginkan Perkhidmatan Awam Malaysia yang terus berdaya maju, dinamik dan terus relevan. Sehubungan dengan itu, saya berharap seminar yang diadakan selama 2 hari ini akan membekalkan input-input bernas yang boleh digunakan oleh semua penjawat awam bagi memantapkan mekanisme pengurusan rekod di agensi awam dan secara langsung meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kita kepada masyarakat dan negara.Perkara ini adalah penting selaras dengan keperluan dan kehendak yang telah dimaktubkan di dalam agenda Pelan Transformasi Kerajaan atau GTP, di mana setiap kehendak pelanggan terutamanya rakyat diberi keutamaan serta dipenuhi sebaik-baiknya.

14. Saya mengambil kesempatan ini untuk merakamkan ucapan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam menjayakan seminar ini. Sekali lagi, syabas dan tahniah diucapkan kepada Arkib Negara Malaysia kerana telah mengambil inisiatif menganjurkan seminar ini. Kepada semua peserta seminar ambillah kesempatan ini untuk berkongsi pengetahuan dan pengalaman serta mewujudkan jaringan pengetahuan dan kerjasama dalam urusan pengurusan rekod awam.

15. Akhir kata, dengan lafaz Bismillahir rahmanir rahim, saya merasmikan Seminar “Transformasi Pengurusan Rekod Sektor Awam – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Persekitaran Elektronik”.

Sekian.

Wabillahittaufik walhidayah Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.