Majlis Perasmian Seminar ‘Transformasi Pengurusan Rekod – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Dalam Persekitaran Elektronik’

June 18, 2012 12:33 pm 0 comments

Share this Article

Author:

Bismillaahirrahmaanir rahiim

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

YBhg. Dato’ Seri Kamaruddin Siaraf
Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan,

YBrs. Puan Hjh Daresah Hj. Ismail
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia,

YBhg. Dato’ Sri, Dato’-Dato’, saudara-saudari yang dihormati sekalian.

Terlebih dahulu marilah kita memanjatkan setinggi-tinggi kesyukuran ke hadrat Allah SWT, kerana dengan rahmat dan limpah kurnia Nya, kita dapat bersama-sama di dalam Majlis Perasmian Seminar“Transformasi Pengurusan Rekod – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Persekitaran Elektronik” pada petang ini.

2. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada Arkib Negara Malaysia di atas kesudian menjemput saya untuk merasmikan seminar ini. Usaha Arkib Negara Malaysia untuk menganjurkan seminar ini adalah amat penting, bagi mengingatkan kita akan kepentingan pelaksanaan program pengurusan rekod yangsistematik, cekapdanberkesan dalam perkhidmatan awam. Di samping itu, ia memberi kesempatan kepada Arkib Negara Malaysia untuk memperkenalkan pendekatan, perkhidmatan serta produk baru berkaitan pengurusan rekod dalam perkhidmatan awam.

Hadirin yang dihormati sekalian,

3. Pelaksanaan inisiatif Kerajaan Elektronik telah menyumbang kepada penggunaan ICT yang lebih meluas dalam sektor awamdari aspek pelaksanaan tugas harian serta penyampaian perkhidmatan yang lebih efisien dan efektif. ICT digunakan bagi mewujudkan rekod sebagai bukti transaksi dan dalam mendokumenkan keputusan. Ini telah mengakibatkan ledakan rekod elektronik dalam sektor awam yang mana memerlukan pengurusan yang sistematik supaya rekod-rekod elektronik tersebut mempunyai ciri-ciri kesahihan (authenticity), keandalan(reliabilty), keutuhan(integrity)dankebolehgunaan(useablity) bagi mewujudkan bahan bukti yang sahih serta dipeliharasebagai memori institusidanuntuk rujukan masa akan datang. Rekod yang mempunyai ciri-ciri tersebut barulah layak menjadi bahan bukti yang boleh diterima di mahkamah.

4. Dalam menangani rekod-rekod yang dijana secara elektronik ini, Arkib Negara Malaysia melalui Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] telah diberi mandat untuk menyelaras pengurusan rekod, termasuk rekod elektronik dalam sektor awam serta bertanggungjawab mengeluarkan piawaian, peraturan dan panduan tentang pengurusan rekod di sepanjang kitaran hayatnya. Justeru, seminar ini diadakan bagi meningkatkan pengetahuan serta kefahaman penjawat awammengenai kepentingan pelaksanaan pengurusan rekod yang sistematiksepertimana yang digariskan di dalam piawaian MS2223 Information and Documentation – Records ManagementPart 1& Part 2.

5. Selaras dengan itu, semua ketua agensi sektor awam bertanggungjawab membangunkan dan melaksanakan program pengurusan rekod yang meliputi penggubalan dasar, prosedur dan amalan pengurusan rekod. Satu Jawatankuasa Pengurusan Rekod di peringkat agensi perlu ditubuhkan bagi memantau dan melaksanakan pembangunan sistem pengurusan rekod yang komprehensif merangkumi proses, tenaga kerja dan alatan berkaitan.Pembangunan dan pelaksanaan kerangka pengurusan rekod di pejabat awam yang berlandaskan MS2223 ini, bertujuan meningkatkanakauntabiliti, integriti, urus tadbirdanketelusanperkhidmatan awam.
Hadirin yang dihormati sekalian.

6. Pelaksanaan inisiatif Kerajaan Tanpa Kertas atau Paperless Government melalui Projek Digital Document Management System (DDMS) di bawah Entry Point Project, Program Transformasi Ekonomi, dan program Penilaian Penarafan Bintang akan mengubah budaya kerja di pejabat awam pada masa kini dan masa akan datang. Penggunaan DDMS di kalangan penjawat awam akan memperlihatkan perubahan dalam tanggungjawab dan proses kerjapengurusan rekod. Dalam persekitaran pengurusan rekod berasaskan kertas, tanggungjawab fail-memfail dilaksanakan oleh kerani rekod. Walau bagaimanapun dalam persekitaran elektronik, tanggungjawab ini akan dilaksanakan oleh setiap penjawat awam. Perubahan dalam cara bekerja ini perlu mendapat sokongan yang padat dari pengurusan atasan. Kita memerlukan “Champions” di setiap agensi awam, khususnya di peringkat Pengurusan Tertinggi, supaya penerapan budaya kerja ini berjalan lancar dan secara berterusan sehingga menjadi sebahagian daripada budaya kerja Perkhidmatan Awam Malaysia.

7. Namun demikian, perkara ini tidak boleh dilaksanakan oleh pengurusan atasan sahaja. Setiap penjawat awamperlu melaksanakan peranan masing-masing dalam memastikan penerapan budaya kerja persekitaran elektronik ini berjaya dilaksanakan supaya Perkhidmatan Awam Malaysia terus kekal relevan merentasi masa. Selain itu, penggunaan DDMS juga akan mengurangkan keperluan ruang dan peralatan penyimpanan rekod, tenaga kerja dan menjimatkan penggunaan kertas.

8. Walau bagaimanapun sebelum DDMS dilaksanakan, agensi awam perlu menyediakanklasifikasi fail berdasarkan fungsidanJadual Pelupusan Rekod(JPR) sebagai pra-syarat bagi pelaksanaan inisiatif Kerajaan Tanpa Kertas.Dengan adanya klasifikasi fail berdasarkan fungsi dan JPR, serta penggunaan aplikasi pengurusan rekod elektronik, program pengurusan rekod diagensi awamakan dapat dimantapkan bagi meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan awam.

9. Dalam hubungan ini juga, Arkib Negara Malaysia telah membangunkan aplikasi e-pelupusan, iaitu satu kemudahan perkhidmatan pelupusan rekod di mana agensi awam boleh membuat permohonan dan menerima kelulusan permohonan secara atas talian. Ini merupakan satu inisiatif Arkib Negara Malaysia ke arah pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas dan pembaharuan dalam pengurusan rekod. Dengan adanya kemudahan perkhidmatan ini, agensi awam dapat menjimatkan penggunaan kertas kerana tidak lagi perlu mencetak senarai rekod yang hendak dilupuskan. Ini juga merupakan satu langkah ke arah merealisasikan hasrat kerajaan untuk melaksanakan ICT Hijau, di mana kerajaan menyasarkan untuk mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 70% menjelang tahun 2012 dan 90% menjelang tahun 2015.

Hadirin yang dihormati sekalian.

10. Berdasarkan kajian, didapati bahawa purata tahap kefahaman dan amalan pengurusan rekod agak rendah dikalangan jabatan kerajaan, di mana aspek-aspek pengurusan dan pemeliharaan rekod tidak dapat diuruskan dengan sempurna. Jabatan-jabatan kerajaan juga didapati kurang memberi perhatian terhadap penjagaan rekod yang tidak aktif yang mana didapati rekod-rekod tersebut diletakkan di ruang-ruang yang kurang sesuai. Antara faktor utama berlakunya senario ini ialah ketiadaan pegawai yang khusus dalam pengurusan rekod di kementerian dan agensi-agensi kerajaan menyebabkan rekod-rekod tidak dapat diuruskan dengan baik dan sistematik.

11. Justeru, Mesyuarat Jemaah Menteri yang telah diadakan pada 9 November 2005 telah bersetuju jawatan Pegawai Arkib diwujudkan di kementerian, jabatan dan agensi Kerajaan bagi menangani masalah pengurusan dan penyimpanan rekod yang tidak teratur dan tidak mematuhi peruntukan-peruntukan tertentu dalam Akta Arkib Negara 2003. Pegawai Arkibakan dapat membantu dalam pelaksanaan Penilaian Penarafan Bintang dan pelaksanaan DDMS kelak. Selaras dengan keputusantersebut, semua agensi awam yang memerlukan perkhidmatan Pegawai Arkib perlulah mengemukakan permohonan pewujudan jawatan kader di bawah Skim Perkhidmatan Pegawai Arkib berdasarkan gred jawatan yang diperlukan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

12. Selain dari usaha memartabatkan bidang pengurusan rekod di negara kita, Arkib Negara Malaysia juga sentiasa berusaha untuk meningkatkan martabat profesion mereka bagi menyediakan perkhidmatan yang terbaik kepada masyarakat dan negara. Pada kesempatan ini, saya ingin mengucapkan syabas kepada seluruh warga Arkib Negara Malaysia kerana berjaya menyediakan Pelan Strategik Transformasi Pegawai Arkib yang akan dilancarkan pada hari ini.Pelan Strategik ini merangkumi 3 teras utama iaitu: Pemantapan Profesionalisme Pegawai Arkib, Transformasi Budaya Kerja Berprestasi TinggidanTransformasi Berfikir dan Bekerja Secara Kreatif dan Inovatif. Selaras dengan itu, Pegawai Arkib hendaklah bersedia untuk melakukan transformasi dari semua aspek untuk kekal relevan di dalam arus kemajuan dan pembangunan negara.

Hadirin yang dihormati sekalian.

13. Sesungguhnya, kitamenginginkan Perkhidmatan Awam Malaysia yang terus berdaya maju, dinamik dan terus relevan. Sehubungan dengan itu, saya berharap seminar yang diadakan selama 2 hari ini akan membekalkan input-input bernas yang boleh digunakan oleh semua penjawat awam bagi memantapkan mekanisme pengurusan rekod di agensi awam dan secara langsung meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kita kepada masyarakat dan negara.Perkara ini adalah penting selaras dengan keperluan dan kehendak yang telah dimaktubkan di dalam agenda Pelan Transformasi Kerajaan atau GTP, di mana setiap kehendak pelanggan terutamanya rakyat diberi keutamaan serta dipenuhi sebaik-baiknya.

14. Saya mengambil kesempatan ini untuk merakamkan ucapan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam menjayakan seminar ini. Sekali lagi, syabas dan tahniah diucapkan kepada Arkib Negara Malaysia kerana telah mengambil inisiatif menganjurkan seminar ini. Kepada semua peserta seminar ambillah kesempatan ini untuk berkongsi pengetahuan dan pengalaman serta mewujudkan jaringan pengetahuan dan kerjasama dalam urusan pengurusan rekod awam.

15. Akhir kata, dengan lafaz Bismillahir rahmanir rahim, saya merasmikan Seminar “Transformasi Pengurusan Rekod Sektor Awam – Ke Arah Penerapan Budaya Kerja Persekitaran Elektronik”.

Sekian.

Wabillahittaufik walhidayah Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Leave a Reply



eight − = 3

Categories

  • Speeches

    Majlis Penyampaian Anugerah Program Penajaan Pendidikan PETRONAS (PESP) 2018 Peringkat Negeri Sabah

    Jumaat, 29 Jun 2018 Hotel Hilton, Kota Kinabalu, Sabah Bismillahirrahmanirrahim, Assalamualaikum wa Rahmatullahi wa Barakatuh dan Salam Sejahtera. Yang Berhormat Datuk Dr. Yusof Yacob, Menteri Pelajaran dan Inovasi Negeri Sabah, mewakili Yang Amat Berhormat Datuk Seri Panglima Mohd Shafie Apdal, Ketua Menteri Sabah, Yang Berbahagia Datuk Pengiran Hassanel Datuk Pengiran Hj Mohd Tahir, Setiausaha Tetap, Kementerian Kewangan Negeri Sabah, yang juga Ahli Lembaga Pengarah PETRONAS, Yang Berbahagia Dato’ Raiha Azni Abdul Rahman, Naib Presiden Kanan, Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan, PETRONAS […]

    Read more →
  • Speeches

    UTP Employee Recognition Night 2018

    Chancellor Hall, UTP, Tronoh, Perak Tuesday, 26 June 2018 Bismillahirrahmanirrahim, Assalamualaikum wa Rahmatullahi Wabarakatuh and a very good evening. Prof Dr Mohamed Ibrahim Abdul Mutalib, Vice Chancellor of Universiti Teknologi PETRONAS (UTP), Ladies and Gentlemen. Alhamdulillah, let me express utmost gratitude to Allah SWT, for it is with His Blessing, and with His Grace, that all of us are gathered here this evening for the UTP Employee Recognition Dinner. When Prof Ibrahim invited me to this event when we met […]

    Read more →
  • Articles & Columns Message From the Chairman of PETRONAS: Hari Raya Aidilfitri 2018

    Message From the Chairman of PETRONAS: Hari Raya Aidilfitri 2018

    Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh In a few days’ time, our Muslim friends and colleagues here and around the world will gather for Aidilfitri to celebrate the success in observing the fast throughout the month of Ramadan. Sadly, this year’s holy month has also been peppered with violence, tragedies and even famine, in numerous parts of the world, especially in war-torn areas. Many of which are majority-Muslim countries. Closer to home, the 14th General Election saw for the first time in our […]

    Read more →
  • Articles & Columns Letter from the Chairman – PETRONAS Annual Report 2017

    Letter from the Chairman – PETRONAS Annual Report 2017

    Dear Stakeholders, 2017 unfolded many extraordinary strides and I would like to first and foremost pay tribute to the formidable force that has enabled PETRONAS to conclude the year strongly. A force made up of solid foundations laid by our founding fathers, the vision steered by our leaders, the commitment of our people, and the trust given by our stakeholders. The journey was far from easy but we have proven once again that together, we are able to persevere and […]

    Read more →
  • Speeches

    118th Akademi Laut Malaysia (ALAM) Convocation

    Akademi Laut Malaysia (ALAM), Kuala Sungai Baru, Melaka Thursday, 26 April 2018 Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum wa Rahmatullahi Wabarakatuh Salam Sejahtera Dan Salam 1 Malaysia. Yang Berbahagia Dato’ Hj. Baharin Dato’ Abdul Hamid, Ketua Pengarah, Jabatan Laut Malaysia, Yang Berbahagia Dato’ Abdul Halim Mohyiddin, Pengerusi MISC Berhad, Yang Berbahagia Dato’ Halipah Esa, Pengerusi Akademi Laut Malaysia (ALAM), Yang Berusaha Encik Yee Yang Chien, Presiden dan Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan MISC Berhad, Yang Berusaha Encik David Fredrick, Ketua Pegawai Eksekutif ALAM, Ahli-Ahli Lembaga […]

    Read more →
  • Speeches

    Rakan HSE Finale Dinner 2018

    PETRONAS Leadership Centre (PLC), Bangi Thursday, 12 April 2018 Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum wa Rahmatullahi Wabarakatuh Salam Sejahtera Dan Salam 1 Malaysia. Yang Berusaha Enck Dzafri Sham Ahmad, VP Group HSSE, Graduating Rakan HSE participants, Ladies and Gentlemen, When Dzafri sent the invitation to me a few weeks ago to this Rakan HSE Finale Dinner 2018, I immediately said yes! So tonight I get to meet and speak with a group of people who are so important to our organisation. I strongly […]

    Read more →
  • Speeches

    Majlis Ikrar Bebas Rasuah MDEC

    Auditorium MaGIC, Malaysian Global Innovation & Creativity Centre (MaGIC), Cyberjaya Selasa, 10 April 2018 Bismillahhirrahmanirrahim, Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Salah Sejahtera dan Salam 1Malaysia. YBhg Datuk Seri Azam Baki, Timbalan Ketua Pesuruhjaya (Operasi), Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM), YBhg Dato’ Shamshun Baharin Mohd Jamil, Timbalan Ketua Pesuruhjaya (Pencegahan), Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM), YBhg Datuk Yasmin Mahmood, Ketua Pegawai Eksekutif MDEC, Ahli Lembaga Pengarah MDEC, Barisan kepimpinan tertinggi SPRM dan MDEC; serta seluruh warga kerja MDEC yang saya hormati sekalian. Alhamdulillah, […]

    Read more →
  • Speeches

    Majlis Pelancaran Buku “No Wrong Door : The Story of Sidek Hassan”

    Dewan Filharmonik PETRONAS, KLCC 8 Mac 2018 Bismillahirrahmannirrahim, Assalamualaikum wa Rahmatullahi Wabarakatuh, Salam Sejahtera dan Salam 1 Malaysia, Yang Amat Berhormat Dato’ Sri Mohd Najib Tun Haji Abdul Razak, Perdana Menteri Malaysia Yang Berbahagia Tan Sri Dr Ali Hamsa, Ketua Setiausaha Negara Yang Berbahagia Prof. Tan Sri Dato’ Seri Dr. Noor Azlan Ghazali, Naib Canselor, UKM Yang Amat Berbahagia dan Yang Amat Arif Tun-Tun, Yang Berbahagia Tan Sri-Tan Sri, Dato’-Dato’, Datin-Datin, Dif-dif Kehormat, Serta hadirin dan hadirat yang dihormati sekalian. […]

    Read more →