PERSIDANGAN PENGURUS KANAN DAN JURUTERA DAERAH JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA 2022

MEMPERKASAKAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN DALAM PENGURUSAN RISIKO BENCANA BERKAITAN AIR

SESI I
TAJUK – PERKHIDMATAN AWAM: MEMPERKASA PERKHIDMATAN BERMUTU TINGGI

14 Jun 2022
Hotel Casuarina, Ipoh, Perak

Bismillahirahhmanirrahim,

Assalamualaikum wa Rahmatullahi wa Barakatuh dan
Salam Sejahtera,

Yang Berusaha Dr. Ching Thoo a/l Kim,
Timbalan Ketua Setiausaha (Air dan Pembentungan)
Kementerian Alam Sekitar dan Air

Yang Berbahagia Dato’ Ir. (Insinyur) Dr. Md. Nasir Md. Noh,
Ketua Pengarah Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia

Yang Berbahagia Dato’ Ir. (Insinyur) Sabri Abdul Mulok,
Timbalan Ketua Pengarah (Sektor Bisnes) Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia
Moderator pada sesi ini

Ahli panel
Yang Berbahagia Prof. Dato’ Ts. (Technologist) Dr. Mohd Ekhwan Hj. Toriman,
Naib Canselor
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM),

serta

Warga Keluarga Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia (JPS) yang saya hormati sekalian.

Alhamdulillah, marilah kita bersama-sama melafazkan rasa syukur kepada Allah SWT, kerana dengan berkat limpah kurniaNya jua kita diberi kesempatan untuk berkumpul dalam majlis yang pada saya amat bermakna pada pagi ini bersempena Persidangan Pengurus Kanan Dan Jurutera Daerah Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia 2022 bertemakan “Memperkasakan Perkhidmatan Kejuruteraan Dalam Pengurangan Risiko Bencana Berkaitan Air”. Saya difahamkan bahawa majlis ini menghimpunkan seramai 400 orang pegawai kanan JPS yang terdiri daripada Jurutera-Jurutera Gred 48 dan ke atas serta Jurutera-Jurutera Daerah dari seluruh Malaysia. Saudara-saudari sekalian adalah merupakan pemimpin dan barisan pelapis, bakal menjadi pemimpin bukan sahaja di JPS malah Perkhidmatan Awam di masa akan datang. Insya Allah.

2. Saya amat berterima kasih kepada YBhg. Dato’ Ir. (Insinyur) Dr. Md. Nasir Md. Noh, Ketua Pengarah JPS kerana sudi menjemput saya untuk bersama-sama di dalam majlis ini, berkongsi pengalaman sewaktu dalam Perkhidmatan Awam. Walaupun saya telah bersara daripada Perkhidmatan Awam 10 tahun yang lalu, iaitu apabila saya menjangkau usia 61 tahun, pada 24 Jun 2012. Perkhidmatan Awam masih amat sebati di hati saya.

Hadirin sekalian,

3. Saya dipinta untuk membincangkan berkenaan aspek perkhidmatan atau pengurusan terutamanya di dalam Pentadbiran Awam. Suatu perkara yang telah menjadi sebahagian daripada diri saya, selama kira-kira 44 tahun berkhidmat untuk negara, jika bersama PETRONAS turut dikira berkhidmat untuk negara. Perkhidmatan awam yang sangat saya banggakan dan yang mana rakyat dan negara menaruh harapan.

4. Namun demikian, seringkali Pentadbiran Awam dikaitkan dengan kelewatan dalam perkhidmatan dan ketidakcekapan pengurusan. Bukan hanya baru-baru ini, malah sejak dari dahulu lagi. Dan saya fikir akan terus dikatakan.

5. Adakah itu benar? Mungkin benar, jika melihat daripada jumlah aduan diterima saban hari dari orang awam. Mungkin juga benar, jika melihat daripada kejadian banjir kilat yang sangat kerap berlaku pada tahun ini, hampir 3 bulan sekali, setiap kali hujan lebat turun terutamanya di kota raya Kuala Lumpur, yang menyebabkan kerugian ribuan ringgit kepada yang terlibat.

Saudara-saudari sekalian,

6. Sebagai penjawat awam kita adalah pemegang amanah untuk memberi PERKHIDMATAN kepada AWAM! Orang awam sebagai pelanggan utama kita. Orang awam yang juga terdiri daripada kita semua penjawat awam. Kita perlu merakyatkan perkhidmatan kita. Dengan tujuan untuk memudahkan urusan pelanggan. ITU HARUS MENJADI MATLAMAT UTAMA KITA!

7. Sehubungan dengan ini saya akan menggariskan beberapa perkara penting dalam memberi perkhidmatan ini dan seterusnya untuk bertukar pandangan, dengan saudara-saudari sekalian, dalam kepentingan memperkasakan perkhidmatan serta melunaskan apa yang dipertanggungjawabkan.

Hadirin sekalian,

YANG MUDAH DIPERMUDAHKAN

8. Seringkali kita disogokkan dengan berita ketidakcekapan Perkhidmatan Awam. Orang awam yang ingin berurusan “ditolak” ke sana ke sini, untuk mendapat perkhidmatan. Ini bukan sahaja merugikan masa, tetapi tenaga dan wang ringgit. Perkhidmatan Awam seharusnya memudahkan. Memudahkan urusan “pelanggan” yang memerlukan perkhidmatan.

9. Ingin saya berkongsi sebuah cerita, yang menjadi raison d‘etre atau pendorong saya menyertai Perkhidmatan Awam. Saya berasal dari Cherok Paloh. Saya percaya ramai di antara hadirin yang tidak pernah mendengar mengenai Cherok Paloh. Ia sebuah kampung kecil yang terletak di antara Kuantan dan Pekan di negeri Pahang.

10. Ramai penduduk di Cherok Paloh meneruskan kelangsungan hidup dengan menoreh getah. Sekali setiap tahun, mereka perlu membayar cukai tanah di Pejabat Tanah yang terletak jauh di bandar Pekan. Pada masa lalu, perjalanan dari Cherok Paloh ke Pekan adalah begitu jauh, perlu menaiki basikal, menaiki perahu dan feri menyeberangi Sungai Pahang. Perjalanan tersebut mengambil masa hampir seharian dan oleh itu mereka tidak dapat bekerja pada hari tersebut. Sekiranya tidak bekerja, tiada pendapatan.

11. Setelah menempuh perjalanan yang sukar dan panjang, ada kalanya mereka akan tiba lewat sedikit, adakalanya hanya 15 minit dan tempat menerima pembayaran hendak ditutup. Peon yang masih ada mengarahkan mereka untuk pulang dan datang semula keesokan harinya. Bayangkan setelah menempuh perjalanan sebegitu, terlewat 15 minit dan diarah untuk datang semula, hanya untuk membayar cukai tanah.

12. Maka itu menjadi aspirasi kepada saya. Untuk menyertai Perkhidmatan Awam. Untuk memberikan perkhidmatan yang lebih baik kepada masyarakat Cherok Paloh. Malah seluruh negara. Saya mahu menjadi Kerani atau Ketua Kerani atau Chief ADO yang akan menyatakan, tidak mengapa, anda telah menempuh perjalanan sejauh ini, saya boleh bekerja lebih masa untuk anda. Menjadi seorang penjawat awam yang memudahkan urusan yang memerlukan.

Saudara-saudari sekalian,

13. Cherok Paloh itu hanya sekadar konsep. Saya percaya kita semua mahu perkhidmatan yang cepat, berkualiti dan mesra. Sebagai pelanggan, baik di jabatan lain, di stesyen minyak atau di mana sahaja, kita mahu yang terbaik. Tetapi bukan kita sahaja mahu layanan yang terbaik. Orang lain juga mengharapkan perkhidmatan yang terbaik. Termasuk dari kita.

14. Oleh yang demikian, sebagai penjawat awam yang diberikan amanah, dibayar emolumen menggunakan dana awam, untuk berkhidmat kepada awam, kita hendaklah melaksanakannya sehabis baik, to the best of our ability, sehingga situasi seperti Cherok Paloh ini tidak akan berlaku lagi.

15. Penjawat awam perlu memberikan khidmat yang menyenangkan rakyat. Ini kerana sebab musabab kepada kewujudan perkhidmatan awam itu sendiri adalah untuk memberi kepuasan kepada rakyat.

16. Kepuasan hati pelanggan adalah tanda aras utama kepada kejayaan perkhidmatan awam. Pada hemat saya jua, jika kita benar-benar ingin berkhidmat, kita perlu mengetahui rintihan orang awam. Kita perlu fahami setiap masalah, kekangan dan kesulitan yang dihadapi, barulah kita mampu untuk mengambil langkah-langkah sewajarnya bagi mengatasi masalah yang dihadapi.

ADUAN SEBAGAI HADIAH

17. Oleh yang demikian, sebarang rintihan, masalah atau aduan yang disampaikan oleh orang awam, hendaklah dianggap sebagai hadiah. Aduan sebagai satu hadiah.

18. Lazimnya kita tidak suka kepada aduan kerana ia dianggap menyusahkan kita. Bagaimanapun, aduan yang dibuat dengan suci hati, mempunyai merit dan munasabah, membolehkan kelemahan dalam prosedur, kakitangan dan lain-lain dapat dikenalpasti dan diperbaiki. Tetapi ia memerlukan minda yang ada keterbukaan untuk menerima teguran yang membina. Teguran yang membina boleh memperkasakan perkhidmatan.

19. JPS secara hakikinya adalah sebuah jabatan yang bertanggungjawab terhadap pengurusan sumber air negara. Malah antara fungsi utama JPS adalah dalam pengurusan banjir serta pengurusan air hujan di kawasan bandar. Kejadian banjir besar yang berlaku pada hujung tahun 2021, di beberapa negeri di Malaysia, terutamanya di Selangor adalah cukup mengejutkan. Bencana tersebut telah menyebabkan kerugian yang amat besar, bukan sahaja oleh orang awam, malah pihak Kerajaan. Rintihan orang awam meminta kejadian seumpama itu agar tidak lagi berlaku.

20. Saya percaya dalam memperkasakan perkhidmatan JPS, kejadian serta rintihan ini boleh dijadikan tauladan. Sebarang kelemahan dalam prosedur boleh dipertingkatkan agar gerak balas segera boleh diberikan. Penggabungan teknologi kejuruteraan yang canggih serta respon pantas, terhadap sebarang kemungkinan hujan lebat serta banjir dapat melindungi keselamatan dan harta orang awam. Ini yang pelanggan harapkan dari kita.

MENDENGAR

21. Izinkan saya memetik kata penulis buku What Got You Here Won’t Get You There, Marshall Goldsmith yang menyatakan “80% daripada kejayaan kita untuk belajar daripada orang lain bergantung kepada kebolehan kita untuk mendengar”. Mendengar adalah kunci untuk menjalinkan hubungan, membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.

22. Mendengar dikatakan menjadi masalah paling lazim dikalangan penjawat awam. Mengapa kita gagal mendengar?

23. Ini kerana kita bersikap sambil lewa kerana merasakan pendengaran kita jelas, maka kita mendengar dengan baik. Tetapi mungkin sebaliknya. Pendengaran adalah fungsi mekanikal untuk menerima bunyi. Manakala mendengar adalah fungsi mentafsir makna daripada bunyi yang didengar. Dua perkara yang berbeza. Saya percaya mendengar adalah kemahiran yang memisahkan orang yang hebat daripada yang kurang hebat.

24. Apabila Howard Schultz bersara sebagai Ketua Pegawai Eksekutif Starbucks, prestasi perniagaan Starbucks menjunam. Akhirnya beliau terpaksa kembali dan memperbaiki keadaan. Tetapi beliau mendapati situasi telah bertukar dan kini perlu “belajar untuk mendengar”. Beliau mula mendengar aduan pelanggan dan Starbucks kembali pulih malah berkembang pesat hingga kini. Pembelajarannya, kita perlu lebih banyak mendengar kerana “kita tidak semestinya betul setiap masa”.

BUDAYA KESEGERAAN

25. Bagaimanapun, mendengar sahaja tidak cukup. Penjawat awam harus memiliki sifat bekerja dengan sense of urgency. Budaya kesegeraan. Bekerja dengan pantas, tidak bertangguh-tangguh dan memaksimumkan sumbangan dalam apa jua tindakan.

26. Apabila sebarang pekerjaan tidak dilaksanakan dengan segera, ia boleh membuka ruang bagi mana-mana pihak untuk membayar di luar sistem, bagi menyegerakan urusan. Itu yang harus kita elakkan.

INTEGRITI

27. Kita hendaklah menyegerakan atau memudahkan sesuatu urusan, tetapi tanpa mengkompromi integriti. Prinsip integriti adalah amat penting dan tiada tolak ansur. Apabila menyentuh tentang integriti, fokus kita bukan hanya kepada perlakuan rasuah dan salah guna kuasa semata-mata yang melibatkan wang ringgit, malah integriti merupakan satu konsep yang lebih besar dan lebih meluas. Integriti dalam pengurusan masa, integriti dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik, integriti dalam menyampaikan maklumat, integriti dalam komunikasi dengan ketua jabatan, rakan sekerja dan pelanggan.

28. Oleh itu, dalam usaha menjadikan perkhidmatan awam terus diperkasa, kita semua perlu sedar tentang kepentingan integriti. Pada masa ini, apa yang lebih dituntut oleh pelanggan ialah supaya kita lebih telus dalam penyampaian perkhidmatan, termasuk berdisiplin dan beramanah.

Sidang hadirin sekalian,

29. Di sini saya ingin berkongsi beberapa sifat atau values yang pada saya amat penting untuk penjawat awam dalam melaksanakan amanahnya dengan efektif, yang seterusnya menyampaikan perkhidmatan bermutu tinggi.

I. SEBAGAI PEMUDAHCARA

30. Yang pertama sekali, menjadi PEMUDAH. Pemudahcara. Penjawat awam perlu menjadi pemudahcara kepada perkhidmatan, kepada yang memerlukan.

31. Our role is to facilitate, and not frustrate. Adakalanya, terdapat penjawat awam yang berasa “hebat” apabila mempunyai kuasa mentadbir. Mereka mula menjadi “Little Napoleon” atau  “Big Napoleon”, mula berbirokrasi. Pada saya birokrasi itu baik. Tetapi karenah birokrasi itu tidak baik. Kita perlu mengubah perkara ini. Kita perlu minda Pemudah, Pemudahcara dan Mempermudahkan.

32. Tidak semestinya semua perkara yang diminta pelanggan boleh dilaksanakan, dan dalam keadaan demikian, adalah penting pihak-pihak yang berkenaan mengetahui sebab-sebab mengapa sesuatu itu tidak boleh dilaksanakan. Dan ketidakbolehlaksana perkara tersebut perlu diterangkan kepada pelanggan. Agar mereka jua memahami, dan boleh mencari alternatif lain untuk menyelesaikan permasalahan mereka.

II. BIROKRASI YANG MEMUDAHKAN

33. Kedua, kita perlu berusaha beralih daripada birokrasi yang menyukarkan kepada birokrasi yang memudahcara dan menyenangkan orang awam. Kenapa kita harus secara berterusan mengamalkan tatacara kerja yang kompleks, menyulitkan lagi melambatkan jikalau ia dapat dilaksanakan atau disiapkan dalam masa yang cepat.

34. Kita juga harus ingat bahawa penjawat awam adalah juga pelanggan kepada jabatan dan agensi Kerajaan. Saya percaya, kita juga akan merasa kecewa, malah marah, sekiranya kita tidak menerima tahap perkhidmatan seperti mana yang kita kehendaki.

35. Oleh itu, perkhidmatan awam perlu sentiasa cakna dan memberikan perhatian utama terhadap usaha-usaha meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian kerajaan dengan cara memberi nilai tambah kepada kualiti dan proses membuat keputusan bagi menjamin rakyat sentiasa mendapat perkhidmatan yang terbaik, efisien dan cekap.

III. OUTCOME vs OUTPUT

36. Ketiga, Perkhidmatan Awam harus menukar paradigma daripada menilai kejayaan yang berasaskan “output” kepada kejayaan yang berasaskan “outcome” yang dihajatkan. Misalnya, bukan sekadar penekanan pada bilangan mesyuarat atau persidangan serta perbincangan yang telah kita adakan, tetapi apakah hasil yang tercapai daripada mesyuarat, persidangan dan perbincangan yang diadakan.

IV. PRODUKTIVITI, KREATIVITI DAN INOVASI

37. Keempat, mengutamakan gabungan produktiviti, kreativiti dan inovasi dalam perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan inovatif dan kreatif bukan saja membabitkan penyelidikan dan pembangunan, malah boleh dilaksanakan dalam pentadbiran awam, seperti kaedah penyelesaian masalah dan proses kerja.

38. Tanggapan bahawa setiap masalah boleh diselesaikan dengan menubuhkan jabatan/agensi baru atau menambah perjawatan adalah pandangan yang tidak relevan lagi. Dengan kemajuan teknologi maklumat, produtiviti setiap penjawat awam boleh dioptimakan. Ditambah pula dengan adunan inovatif dan kreativiti, maka kita akan dapat lonjakan berganda dari aspek peningkatan prestasi perkhidmatan yang disediakan.

V. PEMBAHAGIAN TUGASAN

39. Yang kelima, pembahagian kerja atau tugasan. Barang diingat, kita tidak boleh melakukan segala-galanya. Mana tugasan yang boleh, perlu dibahagikan, kepada pihak yang paling bawah, untuk dilaksanakan. We should delegate to the lowest level possible. And deadline must be given.

40. Memberikan tempoh atau deadline kepada yang bertanggungjawab, dapat memastikan tugasan diselesaikan. Adakalanya, tempoh ‘tidak musabah‘ perlu diberi. Tempoh tidak munasabah yang ‘singkat‘ dan ‘menekan‘ dapat meningkatkan motivasi, memberikan lebih fokus, pengasingan kepentingan dan akhirnya hasil kerja yang lebih teliti, demi menyiapkan tugasan tersebut dalam tempoh masa ditetapkan. They will do it right, on the first attempt, to fulfil the deadline.

41. Pembahagian tugasan perlu dipertanggungjawabkan secara spesifik. Mengapa? Ia bersangkutan dengan kisah Whose Job Is It, Anyway?. Berkenaan Everybody, Somebody, Anybody and Nobody.

42. Pada waktu itu terdapat tugasan penting perlu dilaksanakan. Dan Semua Orang (Everybody) pasti bahawa akan ada Seseorang (Somebody) melaksanakannya. Sesiapa (Anybody) boleh melaksanakannya. Tetapi, TIADA (Nobody) yang melaksanakannya.

43. Kisah ini mungkin agak mengelirukan, tetapi mesejnya jelas: apabila tiada yang mengambil tanggungjawab, maka tugasan tidak dilaksanakan.

VI. MINDA SEORANG KETUA

44. Keenam, mempunyai minda seorang ketua. Kita perlu berfikir dan bertindak seperti seorang Ketua Pengarah dan InsyaAllah pada suatu hari, kita akan menjadi Ketua Pengarah.

45. Dalam setiap tugasan yang diberikan, kita perlu mencabar minda dan berfikir di luar kebiasaan, di luar bidang tugas, melebihi portfolio kita. Kita harus berfikir apa yang akan dilakukan oleh Pengarah, Ketua Pengarah, malah Perdana Menteri sekalipun dalam situasi seperti ini. Sekiranya setiap dari kita boleh berfikir di luar kebiasaan, masalah akan berjaya diselesaikan, malah tidak akan berulang.

Saudara-saudari hadirin sekalian,

VII. PRINSIP KETEPATAN

46. Saya percaya adalah penting bagi penjawat awam meningkatkan kesedaran supaya mementingkan prinsip ketepatan atau precision, iaitu ketepatan dari segi pengukuran, pengurusan masa, jadual penyampaian, kualiti produk dan sebagainya. Terutamanya buat anda semua warga JPS.

47. Budaya yang mementingkan prinsip ketepatan akan membolehkan Malaysia dikenali sebagai sebuah negara yang mengutamakan kualiti dan kecemerlangan seperti negara-negara Switzerland dan Jepun. Sebagaimana kita ketahui, jam Swiss dan kereta buatan Jepun adalah begitu sinonim dengan ketepatan produk, kualiti dan kecemerlangan, yang sepatutnya dicontohi oleh kita semua.

48. Kita hendaklah membudayakan ketepatan dalam pelaksanaan dasar-dasar serta program-program yang telah dirancang. Sebagai contoh, kita hendaklah memastikan projek-projek yang dilaksanakan dipantau dengan teliti supaya tidak berlaku sebarang kelewatan dan siap tepat pada masanya. Namun, kerap kali apa yang berlaku ialah projek-projek Kerajaan, tidak dapat disiapkan mengikut jadual.

49. Antara punca utama berlakunya kelewatan adalah kerana kelemahan pemantauan, kita tidak “turun padang” untuk melihat keadaan sebenar, dan terlalu bergantung kepada pihak ketiga berdasarkan laporan-laporan yang mereka sediakan.

50. Malah kebanyakan penjawat awam yang bertugas sebagai penyelia projek sering bersikap terlalu “lenient” terhadap pembekal atau kontraktor dengan memberikan “extension of time” atau EOT sehingga beberapa kali, namun projek masih juga belum siap dalam masa ditetapkan.

51. Keadaan ini perlu dihentikan, kerana ia memberi gambaran bahawa Perkhidmatan Awam lebih memihak kepada pembekal atau kontraktor. Selain itu, kelewatan penyiapan projek dan EOT pastinya menimbulkan kos tambahan, selain pembaziran masa, dan projek dirancang tidak dapat dimanfaatkan seperti yang dihasratkan.

Hadirin sekalian,

VII. GOING BEYOND OUR REMIT

52. Sungguhpun sebagai pemegang amanah, penjawat awam yang cemerlang dan berintegriti kita seharusnya melakukan yang terbaik dalam bidang tugas kita, saya percaya bahawa sekiranya tidak menyalahi peruntukan mana-mana undang-undang, adalah menjadi tuntutan bagi kita, melangkaui bidang tugasan kita. Ini sejajar dengan “No Wrong Door“ dan “Whole of Government“.

53. Akhir kata, perubahan dan memperkasakan perkhidmatan itu perlu datang dari kita sendiri. Tanpa disuruh atau diarah-arah oleh sesiapa. Orang yang berjaya perlu sedia melakukan transformasi dan keluar dari zon selesa. Ramai manusia yang gagal kerana enggan bergerak atau berubah.

54. Dalam apa juga yang dilakukan perlu ada kesungguhan, ketekunan, kepercayaan dan keikhlasan bagi memastikan yang diusahakan mencapai kejayaan. Dan yang paling penting, setiap tindakan hendaklah berlandaskan kepada integriti.

Sekian,

Wabillahittaufik walhidayah,
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.