Sempena Penutupan Bengkel Pengurusan Perwakilan Dan Agensi Kerajaan Lain Di Luar Negeri Berdasarkan Konsep Organisasi Bersepadu

Bismillahir rahmanir rahim

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam sejahtera.

Y.Bhg. Tan Sri Rastam Mohd Isa Ketua Setiausaha
Kementerian Luar Negeri

Y.Bhg. Tan Sri-Tan Sri, Datuk-Datuk, dan Datin-Datin

Tuan-tuan dan puan-puan

Para hadirin sekalian,

Terlebih dahulu marilah kita mengucapkan kesyukuran ke hadrat Allah SWT kerana dapat bersama-sama hadir dalam majlis pada tengah hari ini. Saya ingin mengambil kesempatan di sini untuk mengucapkan terima kasih kepada Kementerian Luar Negeri, selaku penganjur Bengkel ini, kerana sudi menjemput saya bagi menyampaikan sepatah dua kata dan seterusnya menutup bengkel Konsep Organisasi Bersepadu, atau ringkasnya KOB. Saya difahamkan bahawa ia akan diberikan nama baru, iaitu Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) di luar negeri.

2. Sebagai seorang pegawai awam yang pernah berkhidmat di luar negara selama 17 tahun, dan terlibat secara langsung dengan Perwakilan Malaysia di seberang laut, saya sangat menyedari akan pentingnya pengurusan Perwakilan Malaysia melalui pelaksanaan KOB sejak ianya dikuatkuasakan pada 3 November 1987. Inilah satu-satunya mekanisme yang wujud sehingga hari ini, iaitu setelah hampir 21 tahun ia diperkenalkan. Dalam tempoh tersebut, saya percaya banyak perubahan yang telah berlaku, baik di peringkat global mahupun di dalam negara kita sendiri. Perubahan pesat yang berlaku dan cabaran baru yang timbul pastinya memerlukan kita untuk sentiasa mengkaji semula serta membuat semakan bagi tujuan menambah baik pelbagai peraturan, prosedur dan dasar Kerajaan sedia ada, termasuklah pengurusan Perwakilan-Perwakilan Malaysia di seberang laut.

3. Malaysia, pada hari ini, mempunyai 105 buah Perwakilan di seberang laut termasuk yang terbaru, iaitu ASEAN Permanent Representative yang mula beroperasi pada bulan Januari 2009 di Jakarta. Dari 105 buah Perwakilan tersebut, sebanyak 19 buah Kementerian dan Agensi mempunyai penempatan pejabat masing-masing di 47 buah negara. Ini termasuk yang ditempatkan di dalam premis yang sama dengan Perwakilan ataupun secara berasingan.

4. Dari segi perjawatan, 19 buah agensi ini menampung kira-kira 520 pegawai, yang terdiri daripada 450 pegawai dan kakitangan sokongan dari Malaysia, dan kira-kira 70 orang kakitangan ambilan tempatan, berbanding dengan Kementerian Luar Negeri yang mempunyai seramai 347 pegawai dan 379 kakitangan sokongan. Ini merupakan satu jumlah yang agak besar dan kemungkinan jumlah ini akan bertambah lagi, pada masa akan datang. Oleh yang demikian, bengkel yang dianjurkan pada hari ini adalah amat relevan bagi memastikan kejayaan dan keberkesanan pengurusan Perwakilan serta agensi kerajaan yang lain di luar negara.

5. Surat Pekeliling Am Bilangan 7 Tahun 1987 menggariskan pengurusan Perwakilan dan Agensi Kerajaan Lain di Luar Negeri berdasarkan Konsep Organisasi Bersepadu. Sudah tiba masanya Surat Pekeliling tersebut dikaji semula supaya dapat menampung segala masalah dan isu yang sering dibangkitkan dalam pengurusan Perwakilan dan Agensi Kerajaan lain di luar negeri.

6. Saya dimaklumkan, antara syor yang telah dicapai dalam perbincangan yang berlangsung dalam Bengkel kali ini, dan yang boleh diambil perhatian segera, adalah mengenai pewujudan satu mekanisme penyelarasan yang berpusat di Kuala Lumpur bagi memantau pelaksanaan KOB di Perwakilan-perwakilan Malaysia di luar negeri. Saya mengalu-alukan syor tersebut dan ingin mencadangkan agar mekanisme pemantauan ini berbentuk sebuah Jawatankuasa, yang dianggotai oleh semua Kementerian, Jabatan dan agensi Kerajaan yang mempunyai pejabat Perwakilan di luar negeri serta dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha, Kementerian Luar Negeri. Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat secara berkala dan sentiasa membincangkan pendekatan-pendekatan yang boleh digunakan untuk meningkatkan lagi prestasi pengurusan Perwakilan di luar negara.

7. Agensi-agensi Pusat boleh menggunakan mekanisme Jawatankuasa Penyelarasan ini sebagai satu saluran untuk berkongsi maklumat mengenai garis panduan atau peraturan baru, mahupun mengemukakan pandangan serta teguran berhubung pematuhan terhadap prosedur-prosedur tersebut. Ini adalah bagi memastikan keseragaman serta keberkesanan dalam pelaksanaan peraturan, garis panduan mahupun prosedur yang telah diwujudkan.

Saudara-saudari sekalian,

8. Saya sering kali menyatakan di dalam pelbagai forum dan perjumpaan dengan anggota-anggota perkhidmatan awam mengenai pentingnya kita menerapkan budaya “SENSE OF URGENCY” dalam perkhidmatan kita. Ini bermakna kita perlu bertindak secara responsif dalam melaksanakan setiap tugasan, memaksimumkan sumbangan dalam melaksanakan setiap arahan, serta memberikan perkhidmatan dengan cekap, cepat, adil dan tepat. Sehubungan itu, saya berharap segala keputusan yang telah dicapai dan dipersetujui dalam Bengkel ini akan diambil tindakan segera, dilaksanakan dengan cepat, tanpa berlengah-lengah lagi bagi memastikan kejayaan pelaksanaan serta keberkesanannya.

9. Dalam kesempatan ini, saya ingin menggalakkan Perwakilan Malaysia dan Agensi Kerajaan lain di luar negara mengambil manfaat sepenuhnya kemajuan dalam teknologi maklumat dan komunikasi atau ICT, seperti aplikasi e-mel dan sistem-sistem yang berkaitan, untuk memberi maklum balas segera dan responsive kepada para pelanggan, mahupun stakeholders masing-masing. Penggunaan ICT bukan sahaja membolehkan sesuatu urusan dilakukan di luar waktu pejabat, malah ia turut membolehkan membuat keputusan, memberi maklum balas serta berkomunikasi di luar waktu pejabat atau tanpa perlu berada di pejabat. Kaedah bekerja seumpama itu adalah penting bagi Perwakilan Malaysia di luar negara bagi membolehkan maklumat penting disalurkan dengan segera untuk manfaat bersama. Ini pastinya akan membantu meningkatkan lagi prestasi sistem penyampaian perkhidmatan Kerajaan, bukan sahaja di dalam negara, malah di luar negara juga.

10. Sehubungan itu, adalah wajar projek Kerajaan Elektronik dipertingkatkan supaya pegawai Kerajaan dapat memberikan perkhidmatan yang responsif dan efisien. Selaras dengan perkembangan teknologi pada hari ini, adalah wajar semua anggota Perkhidmatan Awam dapat memberikan perkhidmatan yang responsif untuk orang ramai tanpa mengira masa dan di mana sahaja mereka berada.

Hadirin yang saya hormati sekalian,

11. Sebentar tadi Y. Bhg. Tan Sri Rastam Mohd Isa, Ketua Setiausaha Kementerian Luar Negeri selaku Pengerusi Bengkel telah memaklumkan bahawa bengkel pada hari ini telah sebulat suara bersetuju supaya Surat Pekeliling Bilangan 7 Tahun 1987 yang sedang dibuat penambahbaikan digantikan dengan pekeliling yang baru. Ini merupakan satu pencapaian yang baik. Sungguhpun demikian, apa yang lebih penting ialah memastikan pekeliling baru yang dipersetujui bersama tersebut, dipatuhi dan dilaksanakan sepenuhnya dan sewajarnya.

12. Dengan terdapatnya pelbagai jabatan dan agensi Kerajaan di luar negara, adalah penting bagi semua pihak bekerja lebih rapat dengan pihak kedutaan dalam menyelaraskan tugas-tugas harian mereka, terutamanya dalam menangani cabaran-cabaran semasa. Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) di luar negeri yang digariskan, berusaha memastikan matlamat tersebut, memandangkan SPKM mengenal pasti bahawa setiap organisasi atau jabatan yang berada di luar negeri itu diletakkan di bawah seorang Ketua Perwakilan.

13. Sehubungan itu, adalah penting bagi setiap agensi yang berada di luar negara memahami definisi Ketua Perwakilan dan Ketua Jabatan serta menghayati kandungan Pekeliling baru yang sedang disediakan ini. Mengambil contoh negara Jepun, semua pegawai dan kakitangan yang ditugaskan di Perwakilan Jepun di luar negeri akan ditempatkan terlebih dahulu di Kementerian Luar Negeri Jepun untuk suatu tempoh masa tertentu, sebelum dihantar ke penempatan masing-masing. Semasa penempatan di Perwakilan Jepun luar negara, semua pegawai dan kakitangan bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Perwakilan yang dilantik dan diketuai oleh pegawai Kementerian Luar Negeri. Semua laporan akan dibuat kepada Ketua Perwakilan. Mungkin kita boleh mencontohi perkara tersebut untuk dilaksanakan kelak.

Hadirin yang dihormati sekalian,

14. Saya menaruh kepercayaan bahawa Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia boleh membantu melicinkan lagi pengurusan Perwakilan Malaysia dan Agensi Kerajaan lain di luar negara ke arah memastikan objektif dan matlamat dasar luar negara dicapai sepenuhnya. Semua pihak hendaklah bekerjasama bagi memastikan Sistem dapat berjalan dengan baik dan berkesan.

15. SPKM tidak akan dapat dilaksanakan dengan jayanya sekiranya tidak mendapat sokongan yang sewajarnya daripada semua pihak yang terlibat. Justeru itu, adalah diharapkan pengemaskinian Pekeliling yang baru ini dapat diterima pakai oleh semua Kementerian, Jabatan dan Agensi berkaitan bagi memantapkan pengurusan pejabat-pejabat Kerajaan Malaysia di luar negeri selaras dengan aspirasi Kerajaan hari ini.

16. Harapan saya ialah agar saudara-saudari sekalian dan pegawai-pegawai di luar negara akan dapat melaksanakan amanah yang dipertanggungjawabkan dengan penuh jujur, ikhlas dan berintegriti, demi meningkatkan lagi martabat serta kecemerlangan Perkhidmatan Awam dan negara di peringkat antarabangsa.

17. Akhir kata, dengan lafaz Bismillahir rahmanir rahim saya dengan rasminya menutup Bengkel Pengurusan Perwakilan dan Agensi lain di Luar Negara berdasarkan Konsep Organisasi Bersepadu.

Sekian.
Wabillahittaufiq walhidayah Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.